第一章 總則
為規(guī)范公司辦公設(shè)備及消耗品的采購、保管、領(lǐng)取和使用，合理控制成本，杜絕浪費(fèi)，保障日常辦公高效有序進(jìn)行，特制定本制度。
本制度適用于公司全體員工。所指“辦公設(shè)備”包括但不限于：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、固定電話、辦公桌椅、文件柜等。“辦公消耗品”包括但不限于：紙張、筆墨、文件夾、訂書機(jī)、電池、硒鼓、墨盒等低值易耗品。
第二章 管理職責(zé)
- 行政部門：是辦公設(shè)備及消耗品管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、統(tǒng)一采購、驗(yàn)收入庫、登記造冊、保管發(fā)放、定期盤點(diǎn)和維護(hù)維修。
- 財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對采購預(yù)算進(jìn)行審核，對采購與領(lǐng)用流程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，并負(fù)責(zé)資產(chǎn)的賬務(wù)處理。
- 使用部門/員工：負(fù)責(zé)所領(lǐng)用設(shè)備及物品的日常保管與合理使用，遵守領(lǐng)用程序，并負(fù)有愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)、節(jié)約資源的責(zé)任。
第三章 采購與入庫管理
- 采購申請：各部門根據(jù)實(shí)際需要，定期（如每月或每季度）向行政部門提交《辦公用品需求計(jì)劃表》。特殊或緊急需求需填寫《臨時(shí)采購申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政負(fù)責(zé)人審批后方可采購。
- 采購執(zhí)行：行政部門匯總需求，遵循“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、公開透明”的原則進(jìn)行統(tǒng)一采購。大宗或高價(jià)值設(shè)備采購需進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)或招標(biāo)。
- 驗(yàn)收入庫：采購物品送達(dá)后，由行政專員與申請部門代表共同驗(yàn)收，核對型號、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，無誤后辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬。固定資產(chǎn)需同時(shí)粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽并錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
第四章 領(lǐng)取與使用管理
- 領(lǐng)取原則：
- 按需領(lǐng)取：根據(jù)工作實(shí)際需要申請，禁止虛報(bào)、多領(lǐng)。
- 以舊換新：對于可回收的消耗品（如硒鼓、墨盒）及損壞的耐用品（如訂書機(jī)、計(jì)算器），原則上實(shí)行以舊換新。
- 專人專用：高價(jià)值辦公設(shè)備（如筆記本電腦、投影儀）實(shí)行責(zé)任人制度，誰使用誰保管。
- 領(lǐng)取流程：
- 申請人填寫《物資領(lǐng)用單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。
- 憑審批后的《物資領(lǐng)用單》至行政倉庫領(lǐng)取。倉庫管理員核實(shí)后發(fā)放，并在領(lǐng)用單及庫存臺賬上登記。
- 對于常規(guī)低值消耗品（如筆、筆記本），行政部門可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)為各部門設(shè)定月度配額，簡化日常領(lǐng)取手續(xù)。
- 使用與保管：
- 員工應(yīng)妥善保管和使用領(lǐng)用的設(shè)備與物品，提高使用效率，延長使用壽命。
- 辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)立即報(bào)行政部門安排維修，不得私自拆卸。因個(gè)人原因造成損壞或丟失的，需視情況承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。
- 員工崗位變動(dòng)或離職時(shí)，須將名下領(lǐng)用的所有公司資產(chǎn)（尤其是固定資產(chǎn)）移交清楚，經(jīng)行政部門簽字確認(rèn)后方可辦理后續(xù)手續(xù)。
第五章 盤點(diǎn)與報(bào)廢
- 定期盤點(diǎn)：行政部門每季度對庫存物資進(jìn)行一次盤點(diǎn)，每年聯(lián)合財(cái)務(wù)部門對全部固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。
- 報(bào)廢處理：對達(dá)到使用年限、技術(shù)落后、損壞嚴(yán)重且無法修復(fù)或無維修價(jià)值的設(shè)備，由使用部門提出申請，行政部門組織技術(shù)鑒定，按公司資產(chǎn)報(bào)廢流程審批后處理。處置殘值須上繳公司財(cái)務(wù)。
第六章 附則
- 本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋與修訂。
- 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。全體員工須嚴(yán)格遵守，違者公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、通報(bào)或相應(yīng)處罰。
（注：本制度應(yīng)與公司《固定資產(chǎn)管理制度》、《財(cái)務(wù)報(bào)銷制度》等配套文件結(jié)合執(zhí)行。）
